Digitalização e estruturação da gestão de arquivos

Contexto

A FCTH atua no desenvolvimento de projetos tecnológicos na área hidráulica, em parceria com instituições como a Prefeitura de São Paulo, a Sabesp e a Vale.

Em 2024, a fundação iniciou um movimento de modernização de sua operação, com foco na redução de uso de papel e na melhoria da gestão de informações.

Desafio

A operação era marcada por:

• uso intensivo de material impresso em fluxos administrativos

• gestão de arquivos descentralizada entre áreas

• dificuldade de acesso, controle e padronização de documentos

Além disso, o processo de prestação de contas de projetos vinculados à USP exigia maior robustez, controle e rastreabilidade.

Na prática, a forma como a informação circulava limitava a eficiência e aumentava riscos operacionais.

Atuação

A Lume conduziu a transformação da gestão de arquivos e fluxos administrativos, atuando de forma transversal em áreas administrativas e técnicas.

O trabalho envolve:

• revisão e reestruturação dos fluxos que utilizavam material físico

• digitalização e padronização da gestão de documentos

• centralização das informações em uma base única e acessível

• estruturação de controles mais robustos para prestação de contas

• implementação progressiva das mudanças junto às equipes

A atuação combina reorganização da operação com implementação prática, garantindo adoção pelas áreas envolvidas.

Resultados (em andamento)

A FCTH já apresenta avanços relevantes na organização e eficiência de sua operação:

• redução progressiva do uso de material impresso

• maior controle e rastreabilidade de documentos

• centralização e padronização da gestão de arquivos

• evolução na estrutura de prestação de contas de projetos

O projeto tem alta adesão das equipes e vem estabelecendo uma base mais organizada, segura e escalável para a gestão de informações da fundação.