Estruturação operacional em organização de alta complexidade

Contexto

A FUSP apoia projetos de ensino, pesquisa e extensão da Universidade de São Paulo, operando com alta complexidade e envolvendo múltiplas áreas e fluxos simultâneos.

Em 2023, a fundação passava por um momento de expansão, com aumento no volume de projetos e na necessidade de maior coordenação interna.

Desafio

A operação dependia fortemente de conhecimento acumulado ao longo dos anos, distribuído entre diferentes equipes e áreas.

Isso gerava:

• dificuldade de padronização e alinhamento

• risco na expansão e entrada de novos colaboradores

• limitações na visibilidade e gestão integrada dos processos

Na prática, a complexidade da operação crescia mais rápido do que sua capacidade de organização.

Atuação

A Lume conduziu a estruturação da base operacional da FUSP, envolvendo mais de 50 integrantes de todas as áreas da fundação.

O trabalho incluiu:

• organização e integração dos processos entre áreas críticas

• explicitação e padronização de rotinas operacionais

• consolidação do conhecimento em uma base única e estruturada

• suporte à utilização prática dessa base na gestão da operação

A iniciativa resultou em uma estrutura abrangente, capaz de refletir e organizar o funcionamento real da instituição — indo além do mapeamento e criando uma base efetiva para gestão.

Resultados

A FUSP passou a operar com maior consistência, alinhamento e capacidade de crescimento, com impactos diretos na sua forma de funcionamento:

• criação de uma área dedicada a processos e auditoria interna

• maior alinhamento entre lideranças, com rotinas estruturadas de gestão

• expansão da equipe com dezenas de novos colaboradores, sem perda de controle operacional

• maior clareza e integração na execução dos projetos

Nos dois anos seguintes ao trabalho, a operação multiplicou seu faturamento em aproximadamente 4 vezes, enquanto a equipe cresceu somente de cerca de 50 para 70 colaboradores — sem comprometer a execução ou a gestão dos projetos.

A operação deixou de depender exclusivamente de conhecimento histórico e passou a contar com uma base estruturada, capaz de sustentar crescimento e novas iniciativas com estabilidade.