"O mapeamento trouxe clareza e organização para o nosso trabalho.Identificamos pontos de atenção e entendemos responsabilidades da equipe."
Aline Rossato, Supervisora da Administração Financeira da Fundace
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Mapeamento de Processos
No segundo semestre de 2024, iniciamos um projeto de mapeamento de processos com a Fundace – Fundação de Apoio à Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade de Ribeirão Preto da Universidade de São Paulo.
Fundada em 1995 por docentes da USP, a Fundace tem um foco na gestão de cursos de especialização e de MBA, ajudando a disseminar o conhecimento da universidade pela sociedade.
Objetivos
A Fundace nos procurou em um momento de transição entre sistemas ERP, com o objetivo de desenvolver uma documentação completa que servisse como base para identificar oportunidades de melhorias processuais.
Além disso, o mapeamento foi identificado como estratégico para abordar as auditorias recorrentes, treinamentos e a gestão da rotação de colaboradores, assegurando maior estabilidade e continuidade nos processos da fundação.
Áreas
O trabalho de documentação tem como escopo todas as áreas internas da fundação: Comunicação & Marketing, Financeira, Comercial, Cursos e TI.
Em cada etapa, realizamos um levantamento minucioso e auxiliamos no mapeamento dos processos, sempre com foco na construção de uma documentação completa, clara, acessível e integrada.
Resultados
O trabalho trouxe incrementos muito importantes na gestão de conhecimento da fundação. Desde seu início e entrega final, diversos novos colaboradores puderam fazer uso da documentação construída.
Foram implementados também reuniões recorrentes entre os diversos líderes de área, com discussões fazendo uso do material processual consolidado.
No momento de transição de sistemas e de crescimento pelo qual a Fundação passava, isto foi essencial para garantir robustez operacional.
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